Materiales: Modelos de Checklist

¿Qué es un checklist?

Un checklist es una lista de elementos a ser marcados o verificados durante la ejecución de una actividad. Cada vez que se completa una tarea o se adquiere un ítem, se realiza una marca en la lista. Así, se pueden cumplir las demandas y asegurar que las tareas, procedimientos o ítems se verifiquen, completen o sigan de manera sistemática y eficiente.

¿Cuál es el objetivo de un checklist?

Los checklists se utilizan mucho en la gestión de procesos y tareas, buscando ofrecer una estructura clara y detallada para orientar la ejecución de las actividades. Esta herramienta ayuda a evitar errores, garantizar la consistencia de los procesos y mantener la organización en diferentes áreas.

¿Dónde usar checklists?

Los checklists se pueden usar en cualquier segmento, sector, área o actividad. Es un método extremadamente flexible y adaptable para cualquier tipo de proceso y aplicación, como: procesos industriales, prestación de servicios, rutinas administrativas, gestión del tiempo, planificación, auditorías, gestión de equipos etc.

¿Cuándo usar un checklist?

El uso de checklists está muy indicado en situaciones que implican múltiples etapas y tareas, o que requieren verificaciones y auditorías para garantizar la conformidad con reglas y estándares. Puedes aplicar checklists tanto en tareas simples del día a día como en procesos complejos que exigen alta precisión.

¿Cómo elaborar un checklist?

Para montar un checklist eficaz, comienza definiendo qué se va a chequear. Luego, detalla todos los ítems que deben ser inspeccionados o realizados para completar la tarea o verificación.
A continuación, organízalos en orden lógico y secuencial según el contexto. Recuerda que los ítems deben ser claros y específicos para que no haya dudas al llenarlos.
Por último, haz una revisión detallada y elige la herramienta para aplicar el checklist, que puede ser impreso, en hojas de cálculo o digital.

¿Cuáles son los tipos de checklist?

La aplicación de un checklist puede ser manual o digital. Por eso, existen diferentes tipos de checklist y es importante entender las ventajas y desventajas de cada uno para elegir la mejor opción según tus necesidades. A continuación:

Checklist impreso

Es el tipo más simple y tradicional, aplicado manualmente con papel y lápiz. Muy utilizado en situaciones donde el acceso a la tecnología es limitado, tiene algunas desventajas importantes: susceptibilidad a errores manuales, tachaduras y pérdidas, imposibilidad de unificar y analizar datos, y gasto excesivo de papel.

Checklist en hojas de cálculo

Los checklists en hojas de cálculo ya están en un contexto digital y ofrecen flexibilidad y más seguridad para la información, además de no requerir papel. Sin embargo, al ser un archivo cerrado, tiene limitaciones en cuanto a la compartición y acceso remoto. Es necesario crear fórmulas complejas para lograr cierto nivel de automatización, lo que hace que el proceso sea más susceptible a errores.

Checklist digital

Los checklists digitales son la opción más completa y avanzada, garantizando seguridad y eficiencia. Los softwares especializados son accesibles en dispositivos móviles (incluso sin internet) o computadoras, permitiendo colaboración en tiempo real e integración con otros sistemas. Es posible personalizar los checklists según tus necesidades, reduciendo errores y simplificando el seguimiento de los resultados.

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