Un checklist es una lista de elementos a ser marcados o verificados durante la ejecución de una actividad. Cada vez que se completa una tarea o se adquiere un ítem, se realiza una marca en la lista. Así, se pueden cumplir las demandas y asegurar que las tareas, procedimientos o ítems se verifiquen, completen o sigan de manera sistemática y eficiente.
Los checklists se utilizan mucho en la gestión de procesos y tareas, buscando ofrecer una estructura clara y detallada para orientar la ejecución de las actividades. Esta herramienta ayuda a evitar errores, garantizar la consistencia de los procesos y mantener la organización en diferentes áreas.
Los checklists se pueden usar en cualquier segmento, sector, área o actividad. Es un método extremadamente flexible y adaptable para cualquier tipo de proceso y aplicación, como: procesos industriales, prestación de servicios, rutinas administrativas, gestión del tiempo, planificación, auditorías, gestión de equipos etc.
El uso de checklists está muy indicado en situaciones que implican múltiples etapas y tareas, o que requieren verificaciones y auditorías para garantizar la conformidad con reglas y estándares. Puedes aplicar checklists tanto en tareas simples del día a día como en procesos complejos que exigen alta precisión.
Para montar un checklist eficaz, comienza definiendo qué se va a chequear. Luego, detalla todos los ítems que deben ser inspeccionados o realizados para completar la tarea o verificación.
A continuación, organízalos en orden lógico y secuencial según el contexto. Recuerda que los ítems deben ser claros y específicos para que no haya dudas al llenarlos.
Por último, haz una revisión detallada y elige la herramienta para aplicar el checklist, que puede ser impreso, en hojas de cálculo o digital.
La aplicación de un checklist puede ser manual o digital. Por eso, existen diferentes tipos de checklist y es importante entender las ventajas y desventajas de cada uno para elegir la mejor opción según tus necesidades. A continuación:
Es el tipo más simple y tradicional, aplicado manualmente con papel y lápiz. Muy utilizado en situaciones donde el acceso a la tecnología es limitado, tiene algunas desventajas importantes: susceptibilidad a errores manuales, tachaduras y pérdidas, imposibilidad de unificar y analizar datos, y gasto excesivo de papel.
Los checklists en hojas de cálculo ya están en un contexto digital y ofrecen flexibilidad y más seguridad para la información, además de no requerir papel. Sin embargo, al ser un archivo cerrado, tiene limitaciones en cuanto a la compartición y acceso remoto. Es necesario crear fórmulas complejas para lograr cierto nivel de automatización, lo que hace que el proceso sea más susceptible a errores.
Los checklists digitales son la opción más completa y avanzada, garantizando seguridad y eficiencia. Los softwares especializados son accesibles en dispositivos móviles (incluso sin internet) o computadoras, permitiendo colaboración en tiempo real e integración con otros sistemas. Es posible personalizar los checklists según tus necesidades, reduciendo errores y simplificando el seguimiento de los resultados.
