El Procedimiento Operativo Estándar (POE) es un documento que guía los pasos necesarios para llevar a cabo tareas, presentando un detalle minucioso de cada proceso.
El POE ayuda a estandarizar procesos, manteniendo la calidad del producto o servicio, minimizando errores y pérdidas y, por supuesto, garantizando la calidad de la operación.
Este modelo puede aplicarse en cualquier proceso que requiera un estándar a seguir, en cualquier sector. Para implementarlo, puedes seguir algunos consejos:
Para facilitar este proceso, nuestro kit incluye tres modelos de POE: para el comercio minorista, mayorista e industria. Si tu negocio no encaje en estos segmentos, puedes usarlos como base para crear tu propio POE.
Mejorar el desempeño operativo debe ser una prioridad estratégica para cualquier tipo de empresa. En este contexto, realizar auditorías a procesos en diferentes áreas es una práctica muy importante, ya que:
Para ello, selecciona los procesos que serán auditados, realiza una planificación y lleva a cabo un análisis minucioso, teniendo en cuenta todos los pasos, personas y herramientas involucradas. Después, analiza los resultados, elabora planes de acción y ponlos en práctica utilizando la mejor metodología según tu realidad.
Las metodologías ágiles priorizan la eficiencia, la flexibilidad, la colaboración y la mejora continua, y pueden aplicarse a diferentes tipos de procesos y proyectos. En el kit encontrarás planes de acción basados en dos métodos: 5W2H y PDCA.
La sigla 5W2H representa siete preguntas, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de soluciones:
Este método se puede aplicar a cualquier área o proyecto, aportando más claridad al contexto y ayudando a definir prioridades y procesos.
El Ciclo PDCA es un método de gestión utilizado para promover la mejora continua en procesos, productos, servicios y entornos. Tiene 4 pasos que, como su nombre indica y suceden de forma cíclica:
Además de ser aplicable a cualquier tipo de actividad, en cualquier segmento, el Ciclo PDCA ofrece un aprendizaje constante, reduce la incidencia de errores y vuelve los procesos más claros y objetivos.
Un plan de acción es una herramienta utilizada en la planificación y ejecución de las tareas necesarias para alcanzar un objetivo, contextualizando y detallando todo lo que será necesario para lograrlo.
Para crear tu plan, es importante enumerar el objetivo, acciones y tareas a realizar, fechas de inicio y finalización, recursos financieros, personas o áreas responsables, alcance de actividades, posibles riesgos y, si es posible, planes de contingencia.
No olvides de establecer objetivos y metas medibles para facilitar el seguimiento del plan, además de enumerar todas las tareas con el mayor detalle posible.
Para asegurar una buena estructura, puedes desarrollar tu plan utilizando metodologías ágiles. En nuestro Kit de mejora operativa estratégica, encontrará dos modelos de planes de acción ya preparados, creados con base en la metodología 5W2H y el ciclo PDCA, presentados anteriormente.
La gestión operativa forma parte del día a día de cualquier empresa, y llevarla a cabo de forma eficiente representa un gran reto. Después de todo, necesitamos encontrar formas de trabajar mejor, gastar menos y obtener más ganancias, utilizando los recursos de la mejor manera posible.
No es responsabilidad de un área específica, y debe ser uno de los objetivos de todos los departamentos y sectores. Para implementar una gestión operativa eficiente, puedes:
