10 pasos para automatizar procesos
en tus operaciones
¿Tu empresa todavía utiliza papeles, lapiceros, tablillas y planillas para realizar la gestión de procesos? Las actividades manuales no transmiten credibilidad y tardan mucho tiempo en completarse.
¿Has pensado alguna vez en cuántas horas se desperdician recopilando datos y realizando análisis? Por eso, necesitas dejar atrás los métodos antiguos y elevar el nivel de tu negocio, sea grande, pequeño o de cualquier área de actividad.
El camino es único:
la tecnología
Después de todo, la automatización de procesos es una realidad, no una tendencia. Por cierto, ¿sabes cuál es la definición de este concepto?
Mapea todos los
procesos
En el ámbito de un departamento o de una organización en su totalidad, es imprescindible comprender a fondo los procesos antes de intentar automatizarlos. Para facilitar este proceso inicial, resulta sumamente útil abordar algunas preguntas clave:
- ¿Cuáles son los procedimientos que se ejecutan de forma rutinaria?
- ¿Cuál es la relación entre diferentes actividades y como están interconectadas?
- ¿Cuál es el proceso que debe ser repetido de manera consistente y estandarizada?
- ¿Cuáles son los puntos de inicio y fin de cada proceso?
En esta etapa es recomendable utilizar herramientas de diagrama de flujo de procesos y, literalmente, dibujar la rutina de tu empresa. ¡Este mapa será muy importante para guiar cada uno de los próximos pasos a seguir!
Reúne la mayor cantidad de información posible
¿Cuáles son los documentos involucrados en la operación y en qué etapas de los procesos mapeados son empleados? Centraliza todo lo que puedas y organiza estos archivos o papeles, que pueden ser planillas, manuales, entrevistas con los colaboradores involucrados en el proceso, etc. Todo recurso será valioso para respaldar las decisiones en la ruta hacia la transformación digital de tu empresa.
Revisa y optimiza lo
procesos mapeados
¿Qué aspectos están operando de manera eficiente y qué puede ser modificado, optimizado o eliminado? Durante una revisión de procesos, es frecuente encontrarse con esa duda. Aprovecha esta oportunidad para perfeccionar los flujos de trabajo o incluso para documentar lo que aún no esté registrado, ya sea complementando los Procedimientos Operativos Estándar (POE) existentes o creando nue flujos de trabajova documentación.
Este kit de POE puede resultar invaluable en este contexto:
Documenta todas las etapas
Formaliza todas las etapas de automatización de procesos del proyecto. De esta manera, facilitas la transmisión de información sobre todo lo que se ha decidido a nuevos profesionales que puedan unirse al equipo, así como a los líderes y otros departamentos de la empresa. Esta estructuración en documentos facilita la argumentación transparente sobre las decisiones tomadas, lo que ayuda a mitigar la resistencia al cambio y promueve una comprensión clara de cómo se ha llevado a cabo el proceso.
Define un cronograma
Una vez que hayas establecido todos los detalles, organiza los plazos y etapas de ejecución en un cronograma integral que abarque pruebas, implementación, configuración de herramientas, migración de datos y ajustes potenciales. La planificación detallada de fechas y actividades facilitará la alineación de todos los involucrados, ya sea de manera directa o indirecta. Es importante tener en cuenta que es probable que surjan cambios en los plazos, así que no los percibas como algo negativo, sino como una oportunidad para ajustar según sea necesario.
Pronto, agora é só colocar a mão na massa e contar com um boom de impactos positivos nos resultados, na interação entre os times e no desempenho das equipes!
Inspire-se com alguns exemplos práticos (fictícios, mas baseados em fatos reais!) de como a automação de processos pode melhorar a rotina de empresas de qualquer segmento.
PLAN DE ACCIÓN
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PDCA
La tienda Mil Coisas acaba de abrir dos nuevas sucursales. Las auditorías internas de atención al cliente, el diseño de estantes y el inventario se realizaban manualmente. Con el crecimiento del negocio, estos procesos se volvieron aún más lentos y la gestión completa de la empresa comenzó a enfrentar muchos desafíos, como la pérdida de información, la falta de estandarización en el llenado de formularios y documentos incompletos.
El grupo de tiendas optó por implementar un sistema con el fin de estandarizar y garantizar la credibilidad de la información, considerándolo como la mejor solución disponible. El control de toda la información pasó a ser digital, lo que permitió el monitoreo en tiempo real y la centralización de los datos de desempeño de todas las sucursales.
Más allá de las opciones de automatización en la línea de producción, el uso de tecnología para la verificación de procesos y la gestión de calidad en una industria es un excelente ejemplo de cómo la digitalización puede impulsar el rendimiento diario.
La industria de jugos KiRefresco comenzó a utilizar un sistema para inspeccionar la operación e integró la solución con Microsoft Power BI, generando tableros detallados que revelaron a los gerentes los principales cuellos de botella operativos. Con los informes automatizados, el tiempo para resolver las no conformidades se redujo considerablemente y los equipos lograron la excelencia en la fabricación de productos.
Los sensores IoT son una tecnología avanzada y emergente en el mercado. Si bien aún pueden parecer complejos, existen opciones accesibles y prácticas que pueden ser adoptadas por empresas de cualquier tamaño. Consciente de esto, Fast Logística decidió adquirir un modelo de sensores inteligentes de fácil instalación (Plug & Play), con la posibilidad de integrarlos al sistema de inspección vehicular utilizado por la empresa.
Esta función permitió el envío automático de datos durante el 100% del tiempo, lo que mejoró la seguridad de las operaciones y redujo los costos operativos. Fast Logística comenzó a utilizar sensores en neumáticos (para controlar la presión, el desgaste y los cambios indebidos), además de dispositivos para monitorear la temperatura y la humedad en el transporte de carga sensible.
La empresa Constru Obras enfrentaba problemas con gastos excesivos y pérdida de materiales en sus construcciones. Al analizar el día a día de las operaciones, los gerentes concluyeron que se necesitaba un seguimiento más cercano para determinar las causas de estos perjuicios. Sin embargo, las ubicaciones distantes de las obras y la cantidad de obras que se realizaban simultáneamente impedían este control.
De esta manera, la constructora decidió digitalizar las inspecciones con un software que podía ser utilizado fácilmente por cualquier profesional en cada una de las obras. El envío automático y, principalmente, estandarizado de la información facilitó la detección de los cuellos de botella para revertir las situaciones de desperdicio, y se optimizó el uso de materiales en la operación.
La producción a gran escala, ya sea agrícola, ganadera o de procesamiento de alimentos y bebidas, requiere de muchos cuidados para garantizar la trazabilidad, la calidad y la seguridad alimentaria. Por ello, monitorizar las condiciones de almacenamiento es un punto crucial para equilibrar la rentabilidad y el rendimiento de las empresas del sector agroindustrial.
Consciente de ello, la empresa Mais Plantio instaló sensores inteligentes para medir automáticamente la temperatura y la humedad en los silos. La recopilación continua de esta información en tiempo real, con activadores programados para identificar rápidamente cualquier anomalía, eliminó la necesidad de realizar comprobaciones manuales (más lentas e imprecisas) de estas condiciones y evitó pérdidas de productos que antes ocasionaban daños incalculables para el negocio.
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